Osoba, która zakłada firmę i planuje odliczyć VAT od zakupów, powinna zarejestrować się w urzędzie skarbowym zanim rozpocznie działalność gospodarczą.
Trzeba pamiętać, że przed dniem pierwszej sprzedaży towarów lub usługi opodatkowanych VAT, winno się złożyć w urzędzie skarbowym druk VAT-R. Muszą mieć to na uwadze zwłaszcza przedsiębiorcy, którzy mają zamiar uruchomić firmę po sezonie wakacyjnym, dajmy na to z początkiem września. Terminowe zgłoszenie owego formularza daje bowiem prawo do odliczenia podatku od zakupów zgodnie z przepisami ustawy o VAT (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).
Osoba, która ma zamiar dokonywać czynności opodatkowanych VAT z np. 1 września, winna złożyć zgłoszenie rejestracyjne w najbliższym dniu pracy urzędu poprzedzającym ten dzień. Jednocześnie podatnicy zwolnieni z VAT (na podstawie art. 13 ust. 1 i 9 ustawy), a także ci, którzy dokonują jedynie czynności zwolnionych, mogą skorzystać z opcji nie będącej przymusem, złożenia druku VAT-R.
Ci, którzy wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu rozpoczynają w trakcie roku podatkowego, mają szansę na zwolnienie podmiotowe, jeżeli oczekiwana przez nich suma sprzedaży nie przekroczy 150 tys. zł. Prowadzący działalność gospodarczą powinni złożyć VAT-R do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce świadczenia usług, zgodne z adresem firmy.
Po złożeniu formularza VAT-R naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako podatnika VAT czynnego lub jako podatnika VAT zwolnionego. Status podatnika VAT czynnego daje możliwość odliczanie podatku naliczonego (od zakupów). To z kolei daje prawo do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego (ze sprzedaży towarów czy usług). Przedsiębiorca zwolniony podmiotowo z VAT takiej możliwości nie ma.