Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze VAT

Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, określa jakie dane powinna zawierać faktura VAT.

Faktura poświadczająca transakcję sprzedaży powinna zawierać (co najmniej) następujące dane:

  • imiona i nazwiska bądź nazwy bądź sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
  • numer kolejny faktury oznaczonej jako “FAKTURA VAT”;
  • dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a jeśli, gdy data wystawienia różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
  • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
  • miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
  • wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy transakcja sprzedaży, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawki podatku;
  • suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Paragraf 5 ust. 5 wymienionego we wstępie rozporządzenia mówi, że faktury, które dokumentują sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Wydatki związane z samochodem firmowym

Wspomniany wyżej przepis odnosi się do faktur, które dokumentują sprzedaż paliw silnikowych. Podatnik nie ma obowiązku podawania numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu, na przykład za naprawę samochodu.

Wymóg podawania numeru rejestracyjnego na fakturze zakupu paliwa do samochodu i brak tej konieczności w przypadku innych wydatków związanych z samochodem, wynika z przepisów o podatku od towarów i usług. Podatnik ma obowiązek udowodnienia, że istnieje związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem z działalności.

Wydatki eksploatacyjne samochodu niefirmowego

Podatnicy, którzy wykorzystują prywatne samochody osobowe w celach działalności gospodarczej, mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR wyjaśnia, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także samochodu będącego własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą) dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów – po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur, które zawierają numer rejestracyjny tego pojazdu.

Oznacza to, iż jeśli samochód osobowy wykorzystywany jest w celach działalności gospodarczej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, wszystkie faktury związane z eksploatacją samochodu (nie tylko faktury zakupu paliwa) powinny zawierać numer rejestracyjny.

Rozporządzenie Ministra Finansów dotyczące zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, określa jakie dane powinna zawierać faktura VAT.

Faktura poświadczająca transakcję sprzedaży powinna zawierać (co najmniej) następujące dane:

imiona i nazwiska bądź nazwy bądź sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

numery NIP sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

numer kolejny faktury oznaczonej jako “FAKTURA VAT”;

dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a jeśli, gdy data wystawienia różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;

nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;

miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;

cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);

wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy transakcja sprzedaży, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

stawki podatku;

suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Paragraf 5 ust. 5 wymienionego we wstępie rozporządzenia mówi, że faktury, które dokumentują sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.

Wydatki związane z samochodem firmowym

Wspomniany wyżej przepis odnosi się do faktur, które dokumentują sprzedaż paliw silnikowych. Podatnik nie ma obowiązku podawania numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu, na przykład za naprawę samochodu.

Wymóg podawania numeru rejestracyjnego na fakturze zakupu paliwa do samochodu i brak tej konieczności w przypadku innych wydatków związanych z samochodem, wynika z przepisów o podatku od towarów i usług. Podatnik ma obowiązek udowodnienia, że istnieje związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem z działalności.

Wydatki eksploatacyjne samochodu niefirmowego

Podatnicy, którzy wykorzystują prywatne samochody osobowe w celach działalności gospodarczej, mają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR wyjaśnia, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego (w tym także samochodu będącego własnością osoby prowadzącej działalność gospodarczą) dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w kolumnie 13 księgi przychodów i rozchodów – po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur, które zawierają numer rejestracyjny tego pojazdu.

Oznacza to, iż jeśli samochód osobowy wykorzystywany jest w celach działalności gospodarczej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, wszystkie faktury związane z eksploatacją samochodu (nie tylko faktury zakupu paliwa) powinny zawierać numer rejestracyjny.

Serwis VAT-R

Zapraszamy do wypełnienia deklaracji VAT-R z naszą pomocą. Interaktywny formularz VAT-R pozwoli łatwo zgłosić firmę do VAT. Nasi eksperci online wpierają proces wypełniania dekalaracji VAT-R.

Od ponad 15 lat Power Media S.A. - dostarcza tysiącom polskich firm narzędzia pomocne w prowadzeniu własnego biznesu. Mała księgowość jest prosta w obsłudze jak nigdy dotąd. Dzięki nam założysz firmę korzystając z interaktywnego wniosku CEIDG-1, wyszukasz odpowiednie kody PKD, a nasz program do faktur, pozwoli bezpłatnie wystawiać faktury. Możesz też skorzystać z aplikacji, dzięki której rozliczysz swój PIT.