Od 1 stycznia 2011 roku, weszły w życie nowe przepisy, które istotnie zliberalizowały i unowocześniły zasady obrotu fakturami elektronicznymi. Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, możliwe stało się przesyłanie oraz udostępnianie faktur w formie elektronicznej.
Faktury w wersji elektronicznej mogą być przesyłane w dowolnym formacie, o ile wcześniej sposób taki zostanie zaakceptowany przez odbiorcę faktur. Zgoda taka może być wyrażona w formie pisemnej bądź elektronicznej.
Podpis elektroniczny oraz elektroniczna wymiana danych
Aby faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, konieczne jest zapewnienie integralności treści faktury oraz autentyczności jej pochodzenia. Integralność treści oznacza, że faktura zawiera prawidłowe, niezmienione dane. Natomiast autentyczność pochodzenia stanowi potwierdzenie tożsamości wystawcy faktury.
Potwierdzeniem autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury może być bezpieczny podpis elektroniczny, który weryfikowany jest za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI).
Zastosowanie wyżej wymienionych sposobów weryfikacji autentyczności i integralności faktury, nie jest dla podatników obowiązkowe. Taka dowolność ma sprzyjać wzrostowi konkurencyjności i obniżeniu kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Brak konieczności drukowania faktury oraz przesyłania jej tradycyjną pocztą, można zatem swobodnie zastąpić wygodniejszym i tańszym wariantem przesłania faktury e-mailem.
Jeśli chodzi o korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej, również nie ma konieczności wystawiania ich w takiej samej formie jak oryginalna faktura. Dzięki temu, w razie problemów technicznych, możliwe jest wystawienie korekty faktury w formie papierowej.
Przechowywanie faktur
Faktury elektroniczne, jak również faktury papierowe, mogą być przechowywane w dowolny sposób. Ważne, aby spełniony został warunek integralności treści, autentyczności pochodzenia oraz czytelności dokumentu – od momentu ich wystawienia, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Faktury przesłane oraz przechowywane w formie elektronicznej, muszą być dostępne dla ewentualnej kontroli w trybie umożliwiającym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w formacie tekstowym.