Metoda kasowa jako sposób rozliczania podatku od towarów i usług stanowi wyjątek od ogólnej reguły określającej zasady rozliczania podatku VAT wynikające z art. 21 ustawy o VAT. Metoda ta przewidziana jest dla grupy podmiotów gospodarczych określonych w ustawie jako „mali podatnicy”.

Mały podatnik

Art. 2 pkt. 25 ustawy o VAT definiuje pojęcie małego podatnika. Małym podatnikiem jest zatem podatnik:

• u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) w poprzednim roku podatkowym, nie przekroczyła wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro;
• który prowadzi przedsiębiorstwo maklerskie, zarządza funduszami powierniczymi, jest agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi nie przekroczyła (wraz z kwotą podatku) w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro.

Przeliczania kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Metoda kasowa przewidziana jest jedynie dla podatników z określonym limitem obrotów. Mali podatnicy mają możliwość wyboru metody rozliczeń. Tym samym, podatnik, który spełnia warunki konieczne do rozliczania się metodą kasową, może sam zdecydować czy chce z niej skorzystać, czy  woli rozliczać się na zasadach ogólnych.

Wybór metody kasowej i okres jej stosowania

Podatnik, który chce skorzystać z metody kasowej, ma obowiązek zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego do końca miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym zamierza się tą metodą rozliczać. Czyni to składając formularz VAT-R. Nowi przedsiębiorcy rejestrujący się do VAT rozliczając się metodą kasową, przez pierwsze 12 miesięcy muszą rozliczać się z trybie miesięcznym. Ponieważ podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, rozliczają się w kwartalnie, informację o wyborze metody powinni złożyć do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego rozpoczęcie nowego kwartału.

Należy pamiętać, że wybór metody kasowej uniemożliwia podatnikowi rezygnację z tej metody przez okres 12 kolejnych miesięcy kalendarzowych. Dopiero po upływie roku, podatnik może złożyć do naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o rezygnacji z rozliczenia na podstawie metody kasowej i wybrać rozliczenie na zasadach ogólnych. Termin złożenia powyższej rezygnacji to koniec kwartału, w którym podatnik stosował metodę kasową.

Utrata prawa do metody kasowej

Podatnik musi zrezygnować z metody kasowej i przejść do rozliczania się z podatku VAT na zasadach ogólnych, jeśli jego obroty przekroczą jeden z limitów, tj. 1 200 000,00 lub 45 000 euro – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności (art. 2 pkt. 25 ustawy o VAT. Przekroczenie powyższych kwot sprawia, iż od rozliczenia za miesiąc, następujący po kwartale, w którym jeden z powyższych limitów został przekroczony, podatnik traci on prawo do rozliczania się metodą kasową.

Obowiązek podatkowy

Metoda kasowa daje podatnikowi możliwość przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Tym samym przesunięty zostaje termin odprowadzenia podatku od towarów i usług.

Rozliczenie na zasadach ogólnych

U podatnika, który rozlicza się na zasadach ogólnych, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Podatek należy wykazać na deklaracji VAT za okres rozliczeniowy (do wyboru miesiąc lub kwartał), w którym powstał obowiązek podatkowy.

Rozliczanie na podstawie metody kasowej

Podczas stosowania metody kasowej, przedsiębiorca rozlicza podatek VAT należny w okresie uzyskania należności od klienta. Przed tym terminem nie ma on obowiązku ujmowania podatku w deklaracji i rejestrach VAT – bez względu na to, czy sprzedaż miała już miejsce, a faktura została wystawiona. Jeżeli faktura została zapłacona w części, to przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia VAT-u tylko od opłaconej części.

Jeśli nabywcą towaru:

• jest podatnik VAT – czynny obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych na jego rzecz dostaw towarów i świadczenia usług, powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty,
• nie jest podatnik VAT – obowiązek podatkowy w odniesieniu do dokonywanych na jego rzecz dostaw towarów i świadczenia usług, powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180 dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Przy zastosowaniu rozliczania na zasadach ogólnych, moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z momentem sprzedaży, natomiast u podatników MP, obowiązek podatkowy zależny jest od momentu otrzymania zapłaty.

Deklaracje

Jeśli mały podatnik zdecyduje się na rozliczanie za pomocą metody kasowej, zobowiązany jest do składania deklaracji w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym zakończonym okresie rozliczeniowym (miesiąc – dla nowych firm, kwartał dla płatników VAT co najmniej 12 miesięcy). Podatnicy składają do urzędu skarbowego deklarację JPK_V7/ JPK_V7K (do 10/2020 VAT-7/7K).