Przedsiębiorca zarejestrowany na potrzeby podatku VAT ma obowiązek dokumentowania sprzedaży. Obowiązek oraz zasady dokumentowania przychodu w formie faktur określony jest w art. 106 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Uprawnione do wystawiania faktur VAT podmioty zarejestrowane są w urzędzie skarbowym jako czynni podatnicy VAT. Aby zarejestrować się, przedsiębiorca musi wypełnić i złożyć formularz VAT-R.
Faktura VAT jest jednym z podstawowych dokumentów przy rozliczaniu podatku od towarów i usług. Prócz niej istnieją również inne dokumenty służące do naliczania tego podatku, jednak są to dowody wystawiane są w ściśle określonych sytuacjach. Do tego typu dokumentów zaliczane są właśnie faktury wewnętrzne. Charakterystyczną cechą faktur wewnętrznych jest brak odbiorcy. Podatnik wystawia je na własne potrzeby, aby udowodnić fakt naliczenia należnego podatku VAT. Pozostają one w dokumentacji ich wystawcy.
Wystawianie faktury wewnętrznej
Faktury wewnętrzne wystawia się w przypadku czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku, czyli
- W przypadku przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele nie związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, zwłaszcza:
- w sytuacji przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członów spółdzielni i ich domowników, członków stowarzyszeń oraz członów organów stanowiących osób prawnych;
- w sytuacji wszelkich innych przekazań towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny.
Obowiązek wystawiania faktury wewnętrznej i naliczenia podatku występuje, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części, nawet jeżeli to prawo nie zostało zrealizowane.
- W przypadku nieodpłatnego świadczenia usług, które nie są dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członów spółdzielni i ich domowników, członków stowarzyszeń i członów organów stanowiących osób prawnych oraz wszelkich innych nieodpłatnie świadczonych usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług wykorzystanych przy świadczeniu usługi.
- W sytuacji Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT).
- W przypadku dostawy towarów, dla której podatnikiem VAT jest ich nabywca.
- Przy imporcie usług.
- W przypadku zwrotu dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
W sytuacji przekazania towarów oraz darowizn, podatnik może wystawić za dany okres rozliczeniowy jedną fakturę, która dokumentuje czynności w nim dokonane.
Informacje na fakturze wewnętrznej
Zasady wystawiania faktur wewnętrznych są identyczne do tych przy wystawianiu tradycyjnych faktur VAT. Sposób wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku towarów i usług.
Do wystawiania faktur wewnętrznych stosujemy przepisy, które dotyczą elementów zwykłej faktury VAT. Wytyczne dotyczące elementów, które powinny znaleźć się na fakturze, zawiera §5 rozporządzenia. Określa on ogólne wytyczne dotyczące wystawiania faktur. Tym samym podatnik może konstruować faktury wewnętrzne w dowolny sposób. Wyjątek od ogólnie przyjętych norm stanowi nieodpłatne przekazanie towarów oraz świadczone nieodpłatnie usługi, które nie posiadają konkretnego nabywcy. Wówczas faktury wewnętrzne nie muszą zawierać informacji o nabywcy oraz kwoty należnej w wyniku wykonania tych czynności. Przy dokumentowaniu dostawy towarów na potrzeby WNT oraz importu usług, nie jest wymagany numer identyfikacji kontrahenta.
Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu. Wyjątek stanowi faktura wewnętrzna, która dokumentuje WNT i import usług. Ta faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach. W ewidencji sprzedaży VAT(na podstawie kopii) rozliczamy podatek VAT należny, a w ewidencji zakupów VAT (na podstawie oryginału) rozliczamy podatek VAT naliczony.