Przy zwrocie podatku VAT, który został naliczony w innym państwie UE ma zastosowanie szczególna procedura. Jej podstawę prawną stanowi:

• DYREKTYWA RADY 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 roku, określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. U. UE L z dnia 20 lutego 2008 r.)

• ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) NR 1798/2003 z dnia 7 października 2003 roku, w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie podatku od wartości dodanej i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 218/92 (Dz. U. UE L z dnia 15 października 2003 r.)

• USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.)

Powyższe akty prawne przewidują dwie odrębne procedury rozpatrywania wniosków o zwrot podatku. Zastosowanie danej procedury zależy o tego, czy wniosek będzie składany przez polskich podatników, czy też będzie otrzymywany z administracji podatkowej innego kraju członkowskiego Wspólnoty Europejskiej, złożony w kraju swojej siedziby przez podatnika zagranicznego i rozpatrywany w tej sytuacji w polskim urzędzie.

Zasady te dotyczą polskich podatników, którzy ubiegają się o zwrot podatku VAT w administracji podatkowej innego kraju członkowskiego wspólnoty europejskiej (kraju zwrotu).

1. Kiedy przysługuje zwrot podatku VAT?

Zwrot podatku od wartości dodanej przysługuje podczas nabycia na terytorium państwa członkowskiego (państwa zwrotu), towarów i usług bądź w odniesieniu do towarów, które były przedmiotem importu na terytorium tego kraju, jeżeli te towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju siedziby.

2. Podatnicy uprawnieni do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej

Aby ubiegać się o zwrot podatku VAT, w okresie, do którego odnosi się wniosek, podatnicy muszą spełnić pewne następujące warunki:

• w państwie członkowskim zwrotu, na terytorium którego dokonywali nabycia towarów i usług bądź dokonywali importu do tego państwa, podatnicy nie posiadali siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano transakcji gospodarczych, albo, w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu;
• byli podatnikami, o których mowa w art. 15 ustawy o VAT;
• podatnicy nie dokonywali wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku (poza transakcjami, o których mowa w art. 86 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług);
• podatnicy nie byli zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług.

3. Gdzie znaleźć formularz wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej?

Formularz wniosku o zwrot podatku VAT można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl, w zakładce Administracja Podatkowa, w katalogu e-Deklaracje, w dziale formularze. Znajdują się tam również wszystkie informacje na temat sposobu składania dokumentów elektronicznych.

4. Adresat wniosku o zwrot VAT

Adresatem wniosku jest urząd właściwy w kraju zwrotu, natomiast wniosek należy złożyć za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego w kraju siedziby.

5. Złożenie wniosku o zwrot VAT

Wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej należy złożyć za pośrednictwem systemu e-Deklaracje,  dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl. Należy to uczynić  poprzez naczelnika urzędu skarbowego. Jest to jedyna skuteczna metoda złożenia wniosku.

6. Jaki termin uznaje się za datę złożenia wniosku?

Warunkiem przyjęcia wniosku przez system e-Deklaracje, jest jego poprawne wypełnienie oraz zgodność z wyjaśnieniami zamieszczonymi w zakładce e- Deklaracje.

Każdy przyjęty przez system e-Deklaracje wniosek, otrzyma automatycznie wygenerowane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które będzie stanowiło potwierdzenie terminu oraz dowód złożenia wniosku.

7. Odrzucenie winsoku przez system e-Deklaracje

W przypadku odrzucenia wniosku przez system e-Deklaracje, podatnik powinien otrzymać komunikat o przyczynie odrzucenia dokumentu wraz ze wskazaniem niewypełnionych pozycji. Wówczas wnioskodawca powinien dokonać stosownych poprawek oraz ponownie przesłać wniosek.

8. We wniosku warto podać numer telefonu

Podanie numeru telefonu ułatwi kontakt z podatnikiem, w przypadku, gdy konieczne będzie wyjaśnienie ewentualnych nieścisłości we wniosku.

9. Konieczność podania adresu e-mail we wniosku

Podanie adresu e-mail jest konieczne dla prowadzenia elektronicznej komunikacji. Rozwiązanie takie ma usprawnić procedury uzyskiwania zwrotu podatku VAT.

Polska administracja podatkowa oraz administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu, właśnie tą drogą będzie wysyłać korespondencję związaną z realizacją wniosku.

10. Dlaczego we wniosku należy podać adres pocztowy, skoro korespondencja związana z obsługą wniosku prowadzona jest drogą elektroniczną przez e-mail?

Dane adresowe podatnika służą do jego wiarygodnej identyfikacji jako podmiotu ubiegającego się o zwrot podatku, dlatego zamieszczenie ich jest konieczne.

W przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o zwrot podatku, naczelnik polskiego urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu. Wówczas postanowienie zostanie doręczone podatnikowi pocztą tradycyjną.

11. Rola polskich urzędów skarbowych w procedurze zwrotu VAT

Zgodnie z art. 89 ust. 1i ustawy o VAT, polska administracja podatkowa zobowiązana jest do sprawdzenia, czy wnioskodawca w okresie, którego dotyczy wniosek, spełniał warunki uprawniające go do uzyskania zwrotu podatku VAT, a zatem czy:

był podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ww. ustawy;

nie dokonywał wyłącznie dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku innych niż transakcje, do których stosuje się art. 86 ust. 9 ww. ustawy;

nie był zwolniony od podatku na podstawie art. 113 ww. ustawy.

Po potwierdzeniu przez polski US uprawnień wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku VAT, urząd przekaże wniosek do kraju członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

12. Postępowanie polskiego urzędu skarbowego w przypadku nieprzekazania wniosku do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu

W przypadku niepomyślnego wyniku weryfikacji wniosku, naczelnik urzędu skarbowego zawiadamia wnioskodawcę o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu w formie postanowienia.

Postanowienie musi zostać doręczone wnioskodawcy pocztą tradycyjną na adres pocztowy wskazany we wniosku. Podatnik zostanie powiadomiony o wydaniu takiego postanowienia również drogą elektroniczną.

13. Termin złożenia wniosku o zwrot podatku

Wniosek o zwrot VAT należy złożyć, najpóźniej, do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy wniosek.

14. Jaką walutę wpisać we wniosku?

We wniosku należy wpisać walutę zgodną z walutą obowiązującą w kraju zwrotu oraz walutę wskazanego rachunku bankowego.

15. Dokumenty, które należy złożyć wraz z wnioskiem o zwrot VAT, jeśli zażąda tego państwo członkowskie zwrotu

W takim przypadku należy dołączyć formę elektroniczną faktur lub dokumentów celnych, które potwierdzają poniesione wydatki we wnioskowanym okresie. Wymóg dostarczania załączników do wniosku jest określany przez kraj członkowski zwrotu. Wtedy należy dołączyć formę elektroniczną dokumentów potwierdzających poniesione wydatki we wnioskowanym okresie. Będą to faktury lub dokumenty celne.

Załącznik (tylko jeden) powinien:

• mieć postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 Mb,
• zawierać pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG. Plik powinien być zeskanowany w jakości 200 dpi, nieszyfrowany i niezabezpieczony hasłem,
• być wysłany jednocześnie z wnioskiem.

Wnioski niespełniające wymogów technicznych zostaną odrzucone przez system.

16. Kiedy administracja podatkowa kraju zwrotu będzie kontaktować się z podatnikiem?

Administracja podatkowa kraju zwrotu skontaktuje się z podatnikiem drogą elektroniczną, np.:

• w celu potwierdzenia daty otrzymania wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej;
• w celu żądania informacji dotyczących złożonego wniosku;
• w celu podjęcia decyzji o sposobie załatwienia wniosku.

17. Termin otrzymania przez podatnika decyzji o sposobie załatwienia wniosku

Państwo członkowskie zwrotu powiadamia wnioskodawcę o decyzji o przyjęcia lub odrzuceniu wniosku o zwrot w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania.

Jeżeli administracja podatkowa kraju zwrotu zażąda dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do:

• 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dodatkowych informacji;
• 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.