Firmy świadczące usługę najmu nieruchomości w ramach działalności gospodarczej, często spotykają się z problemem przerzucenia kosztów mediów na wynajmującego, czyli z refakturowaniem kosztów.

Refakturowanie ma na celu przeniesienie ciężaru wydatku z odbiorcy (właściciela nieruchomości) wymienionego na fakturze wystawionej przez dostawcę mediów, na podmiot rzeczywiście korzystający z usługi, czyli na najemcę.

Do listopada 2008 roku nie było w przepisach zasad, które określałyby sposób funkcjonowania refaktury. Procedura miała wcześniej charakter zwyczajowy. Za podstawę refakturowania uznaje się zapisy w umowie najmu, które ustalają, że to najemca ma pokrywać koszty mediów – niezależnie od kwot z tytułu czynszu. W przypadku, gdy taki zapis nie znajdzie się umowie, konieczne będzie traktowanie opłat za media jako część czynszu, a co za tym idzie – objęte będą one taką stawką VAT, jaką obciążony jest najem. Refaktura natomiast, umożliwia zastosowanie stawki preferencyjnej, którą objęta jest część usług medialnych.

Właściciel nieruchomości, po otrzymaniu faktury VAT za media, musi zaksięgować ją na zasadach ogólnych – z prawem do odliczenia wykazanego na niej podatku VAT. W następnym kroku właściciel zmienia się z kupującego w sprzedawcę tej samej usługi. Zatem refaktura jest normalną fakturą, tyle że wystawia ją podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Warunki jakie musi spełniać refaktura

• przedmiotem refakturowania mogą być wyłącznie usługi;
• usługa musi być odsprzedana (refakturowana) po cenie zakupu, bez doliczania marży czy innego wynagrodzenia;
• odsprzedając usługę finalnemu odbiorcy, należy wystawić na niego fakturę VAT (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która została zastosowana w fakturze pierwotnej (wystawionej na podatnika przez usługodawcę);
• podatnik korzysta z refakturowanych usług jedynie w części bądź nie korzysta z nich wcale, mimo, że to na niego wystawiona jest faktura;
• umowa zawarta z kontrahentem musi uwzględnić możliwość refakturowania przez podatnika usług w określonym zakresie;
• do refaktury konieczne jest dołączenie kopii faktury pierwotnej.

Podatnikowi pośredniczącemu w refakturowaniu naliczony zostanie podatek z tytułu zakupu usług od faktycznego usługodawcy oraz kwota podatku należnego z tytułu odsprzedaży usług faktycznemu usługobiorcy.

Otrzymanie refaktury przez odbiorcę daje podatnikowi prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na ogólnych zasadach określonych dla poszczególnych rodzajów usług.

Refaktura a usługi pocztowe i kurierskie

W przypadku kosztów wysyłki przy sprzedaży wysyłkowej, również możliwe jest przeniesienie kosztów na ostatecznego odbiorcę. W tym przypadku usługodawcą jest albo firma kurierska albo Poczta Polska. Koszty usługi opłaconej przez wysyłającego przerzucone zostają na kupującego towar. Koszty wysyłki często stanowią oddzielną pozycję na fakturze sprzedaży towaru.

W przypadku, gdy dostawcą usługi wysyłkowej jest firma kurierska, nie ma problemu z przerzuceniem kosztu, ponieważ firmy kurierskie doliczają do swoich usług odpowiedni podatek VAT i mamy do czynienia z prostym refakturowaniem.

Jednakże w przypadku korzystania z usług Poczty Polskiej jest inaczej. Korzysta ona z przywileju nadanego jej w ustawie o podatku VAT (stawka ZW „Zwolniony”) i swoje usługi sprzedaje bez naliczania podatku.

Wspomniane wyżej zwolnienie dla usług pocztowych jest zwolnieniem przedmiotowo-podmiotowym, czyli ma prawo z niego korzystać tylko Poczta Polska. Podmiot pośredniczący nie może przy refakturowaniu korzystać ze stawki VAT „Zwolniony” i musi naliczyć podatek VAT w normalnej stawce, co jest odstępstwem od zasady stosowanej w przypadku refaktury.