Podatnik nie ma obowiązku aktualizować zgłoszenia VAT-R, jeśli następuje jedynie zmiana danych objętych nakazem aktualizacji na podstawie ustawy o NIP.
Przez sporo lat każda zmiana danych zawartych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R motywowała obowiązek złożenia aktualizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Uległo to zmianie przez nowelizację ustawy o VAT z 24 kwietnia 2010 r.
W świetle nowych przepisów, podatnik nie ma przymusu aktualizacji VAT-R w przypadkach, gdy następuje tylko zmiana danych objętych obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o NIP.
Jeśli więc w przypadku zmiany miejsca siedziby, nazwy itp. podatnik nie musi ponadto składać aktualizacji VAT-R. To uproszczenie nie obejmuje sytuacji, w której zmianie ulega właściwość urzędu skarbowego.
Aktualizacja VAT-R przyda się, gdy podatnik będzie chciał zmienić zasady rozliczeń VAT, np. gdy osoba prowadząca działalność gospodarczą będzie chciała wybrać kasową metodę rozliczeń (jeżeli wcześniej nie rozliczał podatku w taki sposób). Oprócz tego przez aktualizację VAT-R musi zostać dokonany wybór kwartalnego sposobu rozliczeń. W takim zgłoszeniu aktualizującym podatnik winien także określić, jakiego rodzaju deklaracje podatkowe chce w przyszłości składać (VAT-7K – w przypadku małych podatników czy też VAT-7D w przypadku pozostałych podatników składających deklaracje kwartalne).