Spółki cywilne oraz spółki jawne osób prawnych nie prowadzą KPiR. Pozostałe podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg, to:
KPiR muszą prowadzić:
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.
Wybór opodatkowania powinien zapaść do 20 stycznia. Zakładając firmę w trakcie roku podatkowego, o wyborze podatku trzeba powiadomić Urząd Skarbowy najpóźniej przed uzyskaniem pierwszych przychodów. Najlepiej zrobić to dzień przed startem działalności.
Zawiadomienie takie powinno być sporządzone w formie pisemnej, nie ma jednak określonych zasad, co do tej formy. Składając zawiadomienie musimy:
• podać nasze dane identyfikacyjne,
• przygotować 2 egzemplarze zawiadomienia – jedno dla nas, drugie dla urzędu skarbowego,
• uzyskać potwierdzenie z urzędu skarbowego o wpływie zawiadomienia.
Reguły obliczania dochodu podatników prowadzących KPiR, określają ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to głównie art. 14 ust. 1f; art. 22 ust. 4-6; art. 24-24b; art. 44. O zasadach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mówi nam rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003r. w sprawie prowadzenia KPiR, co można sprawdzić w Dz. U. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm. Rozporządzenie owo określa także wymagania jakie spełniać muszą dowody księgowe, które stanowią podstawę zapisu w księdze i umożliwiają zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Oprócz KPiR niektórzy przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji wyposażenia, środków trwałych, ewidencji wartości niematerialnych i prawnych czy chociażby kart przychodów pracownika.