Każdy przedsiębiorca będący czynnym płatnikiem VAT, który zamierza dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów – WDT, Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów – WNT, nabycie i świadczenie usług), dla których stroną jest usługobiorca mający siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, musi zarejestrować się w bazie podatników VAT-UE poprzez formularz VAT-R.

Przedsiębiorca niebędący czynnym płatnikiem VAT również ma obowiązek rejestracji w bazie podatników VAT-UE nabywając, świadcząc usługi oraz przy dokonywaniu WNT jeśli wartość transakcji WNT przekroczyła w danym roku podatkowym równowartość 50 000 zł.

Jeżeli wartość nabywanych towarów w danym roku nie przekroczy 50 000 zł nie ma obowiązku rejestracji i opodatkowywania transakcji przez nabywcę – nievatowca.

VAT-R – rejestracja jako podatnik VAT-UE

Czynny podatnik podatku VAT musi dokonać zgłoszenia aktualizacyjnego na formularzu VAT-R, zaznaczając odpowiedni kwadrat dotyczący informacji o wykonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych jeżeli będzie dokonywał lub dokonuje:

1. Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów (WDT)

   do której stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

   WDT Podlega opodatkowaniu stawką 0% pod warunkiem, że sprzedawca i nabywca mają numer VAT-UE oraz podatnik posiada w swojej dokumentacji dowody, iż towar będący przedmiotem transakcji został wywieziony z terytorium kraju i dostarczony do nabywcy na terytorium państwa unijnego innego niż terytorium Polski.

2. Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT)

   Sprzedawca i nabywca co do zasady muszą być zarejestrowani do VAT-UE.

   Zakup opodatkowany jest w Polsce wg polskiej stawki podatku VAT dla danego towaru, a więc kupujący nalicza stawkę VAT odpowiednią dla tego towaru w Polsce. Faktura jest księgowana w Ewidencji sprzedaży VAT – gdzie jest rejestrowany podatek należny oraz w ewidencji zakupów VAT – jeżeli mamy prawo do odliczenia podatku naliczonego. Co do zasady transakcja jest neutralna pod względem podatku VAT.

3. Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Usług

   Stosuje się do nich art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika Import Usług.

   Usługi, dla których miejsce świadczenia (kraj opodatkowania) zostało określone w kraju, w którym nabywca ma siedzibę, stałe miejsce działalności lub miejsce zamieszkania (art. 28b ustawy o VAT). Co do zasady takie usługi są opodatkowane w kraju usługobiorcy (poza wyjątkami wymienionymi w art. 28d, 28e, 28f, 28g, 28i i 28j), tak więc nabywca jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT wg stawki odpowiedniej dla danej usługi w Polsce. Faktura jest księgowana w ewidencji sprzedaży VAT oraz w ewidencji zakupów VAT – jeżeli mamy prawo do odliczenia podatku naliczonego.

4. Świadczenia usług

   Do nich stosuje się art. 100 ust.1 pkt 4 ustawy.

   Świadczenie usług dla przedsiębiorców zarejestrowanych do VAT-UE, dla których miejsce świadczenia (kraj opodatkowania) zostało określone w kraju, w którym nabywca ma siedzibę, stałe miejsce działalności lub zamieszkania, inne niż zwolnione od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanej stawką 0% (art. 100 ust. 1 pkt 4). Jest to sprzedaż usług na rzecz podatników z UE, dla których miejsce świadczenia zostało określone w kraju nabywcy.

Podatnik korzystający ze zwolnienia (nievatowiec) zobowiązany jest do zgłoszenia rejestracyjnego do VAT-UE na formularzu VAT-R zaznaczając odpowiedni kwadrat dotyczący informacji o wykonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych w części C.3., jeżeli będzie dokonywał lub dokonuje:

• Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów (WNT) – po przekroczeniu kwoty 50 000 zł nabycie towarów z UE staje się WNT i należy wykazać podatek należny.
  Rozliczenie podatku VAT związanego z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów następuje poprzez złożenie deklaracji VAT-8. Wraz ze złożeniem VAT-8 składamy również deklarację VAT-UE.

• świadczenia usług – jest to sprzedaż usług na rzecz podatników z UE, dla których miejsce świadczenia zostało określone w kraju nabywcy. Są to usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, a więc dla podatników zarejestrowanych do VAT-UE. Transakcje związane ze świadczeniem usług wykazywane są wyłącznie na deklaracji VAT-UE.

• Wewnątrzwspólnotowych Nabyć Usług (Import Usług) – sprzedawcą może być podmiot z UE, jak i spoza Unii. Po dokonaniu importu usług podatnik nalicza podatek VAT wg stawki takiej, jaką byłaby ta usługa opodatkowana w Polsce.

Rozliczenie podatku VAT związanego z importem usług następuje poprzez złożenie deklaracji VAT-9M.

VAT-9M składamy jedynie w przypadku importu usług w trybie art. 28b, chyba że dokonaliśmy rejestracji z tytułu WNT to obie te transakcje wykażemy na druku VAT-8.

Termin oraz sposób składania deklaracji VAT-UE

Deklarację VAT-UE składamy jedynie w formie elektronicznej do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.